Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf oona.ai, in den zugehörigen Apps und bei der Nutzung unserer Dienste. oona verbindet Chat, Projekte und Aufgaben, Dateien, Standups, Zeiterfassung, E-Mail und optionale KI-Funktionen für die Zusammenarbeit in Unternehmen.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Website sowie unsere eigenen Vertrags-, Konto- und Supportprozesse ist:

Weitere Angaben enthält unser Impressum. Datenschutzanfragen und Löschungswünsche können an die genannte E-Mail-Adresse gerichtet werden.

2. Verantwortlichkeit des Kunden

Für Inhalte, die ein Unternehmen mit oona verarbeitet, bestimmt grundsätzlich dieses Unternehmen Zwecke und Rechtsgrundlagen. Dazu gehören Beschäftigtendaten, Nachrichten, Dateien, Aufgaben, Arbeitszeiten und verbundene Postfächer. Wir verarbeiten diese Daten im Auftrag des Kunden auf Grundlage einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Die Vereinbarung und die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter sind über [email protected] erhältlich.

Der Zugriff hängt von Mitgliedschaften, Rollen, Freigaben und der Konfiguration des Kunden ab. Ein Postfach ist dem verbindenden Nutzer und dem gewählten oona-Konto zugeordnet. Werden E-Mails in Chats geteilt, mit Aufgaben verknüpft oder für Agenten freigegeben, entstehen zusätzliche Zugriffe im gewählten Umfang. Für Rechte an Arbeitsbereichsinhalten ist zunächst das verantwortliche Unternehmen Ansprechpartner; wir unterstützen es bei der Bearbeitung.

3. Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto und Vertrag: Name, E-Mail-Adresse, Profilangaben, Organisation, Mitgliedschaften, Rollen, Sicherheitseinstellungen und vereinbarte Abrechnungsdaten zur Bereitstellung und Verwaltung des Dienstes.
• Zusammenarbeit: Nachrichten, Erwähnungen, Dateien, Aufgaben, Projekte, Kommentare und Standups einschließlich Bearbeitungs- und Zeitinformationen.
• Arbeitszeit und Abwesenheit: Arbeits- und Pausenzeiten, Arbeitsortangaben, Kommentare und Abwesenheitskennzeichen. Krankheitskennzeichen können Gesundheitsdaten betreffen. Der Kunde muss die dafür erforderliche besondere Rechtsgrundlage, Zugriffsbegrenzung und gegebenenfalls Mitbestimmung sicherstellen. Medizinische Diagnosen sind für die Funktion nicht erforderlich.
• Integrationen und KI: freigegebene Daten verbundener Dienste, Eingaben, Kontext, Werkzeugaufrufe, Ausgaben und Verbrauchsdaten für aktivierte Funktionen.
• Betrieb und Support: IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Anfragen, Zeitpunkte, Fehler- und Sicherheitsereignisse sowie Supportkommunikation. Bei aktivierten Push-Nachrichten werden auch Geräte- und Push-Token verarbeitet.

In eigener Verantwortlichkeit erfolgt die Verarbeitung zur Vertragserfüllung und für vorvertragliche Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach lit. c sowie für den sicheren Betrieb, Missbrauchsschutz und die Rechtsverteidigung nach lit. f. Unsere berechtigten Interessen sind Sicherheit, Funktionsfähigkeit und ordnungsgemäße Verwaltung des Dienstes. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. a; sie kann für die Zukunft widerrufen werden.

Bei der Auftragsverarbeitung legt der Kunde die Rechtsgrundlage fest. Eine technische Google-Freigabe ersetzt nicht die Prüfung der datenschutz- und arbeitsrechtlichen Zulässigkeit durch den Kunden.

4. Google-Dienste

Anmeldung mit Google

Bei der optionalen Google-Anmeldung erhalten wir Google-Kennung, E-Mail-Adresse und deren Bestätigungsstatus sowie freigegebene Profilinformationen wie Name und Profilbild. Damit ordnen wir das oona-Konto zu oder legen es an und ermöglichen die Anmeldung. Dein Google-Passwort erhalten wir nicht. Die Anmeldung allein erteilt keine E-Mail- oder Kalenderberechtigung.

Gmail verbinden und verwenden

Erst wenn du ein Postfach separat verbindest und bei Google freigibst, erhält oona Zugriff auf die dafür benötigten Daten und Funktionen:

• Postfachadresse und Kennung zur Zuordnung;
• Nachrichten und Unterhaltungen, Absender, Empfänger, Betreff, Zeitstempel, Vorschautexte, Inhalte und Anhänge zur Anzeige, Suche und Bearbeitung;
• Labels und Nachrichtenstatus für den Abgleich von gelesen/ungelesen, Archivierung, Papierkorb und Kategorien;
• Versand von Nachrichten und Antworten, die du auslöst oder für einen Agenten freigibst.

Synchronisierte Nachrichteninformationen und abgerufene Inhalte werden in oonas Datenbank beziehungsweise Dateispeicher gespeichert. OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken werden verschlüsselt gespeichert. Aktualisierungstoken ermöglichen die Synchronisation im Hintergrund. Änderungsbenachrichtigungen über Google Cloud Pub/Sub enthalten die Postfachadresse und eine Änderungskennung; danach ruft oona die Änderungen über die Gmail API ab.

Optionale E-Mail-Triage und KI

Ist die E-Mail-Triage aktiviert und für dein Postfach freigegeben, werden Absender, Betreff und ein auf ungefähr 2.000 Zeichen begrenzter Nachrichtenausschnitt an die Anthropic API übermittelt. Sie erstellt Kategorien, Prioritäten, kurze Zusammenfassungen und Handlungsvorschläge; oona kann dazu Gmail-Labels setzen. Berechtigte Personen verwalten die Triage-Einstellung des oona-Kontos. Vor der Postfachverbindung erläutert oona diese Verarbeitung.

Gibst du E-Mails für weitere KI-Funktionen oder Agenten frei, verarbeitet der dafür konfigurierte Anbieter die zur Ausführung benötigten Inhalte. Werkzeug- und Datenberechtigungen bestimmen den Umfang. Google-Daten verwenden wir weder zum Training noch zur Verbesserung allgemeiner, nicht personalisierter KI- oder Machine-Learning-Modelle.

Begrenzte Nutzung („Limited Use“)

Die Verwendung von Daten aus Google APIs und ihre Übermittlung an andere Anwendungen unterliegen der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“) und der Google Workspace API-Nutzerdatenrichtlinie.

Wir verkaufen Google-Daten nicht und verwenden sie nicht für Werbung, Werbeprofile, Bonitätsbewertungen oder Datenhandel. Eine Weitergabe erfolgt nur für freigegebene, sichtbare Nutzerfunktionen, aus Sicherheitsgründen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Bei einer Unternehmensübertragung ist für die Übertragung dieser Daten eine vorherige ausdrückliche Einwilligung erforderlich. Menschlicher Zugriff auf Google-Inhalte erfolgt nur nach dokumentierter ausdrücklicher Zustimmung zu bestimmten Inhalten, soweit aus Sicherheitsgründen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich, oder in einer nach den Google-Richtlinien zulässigen aggregierten und anonymisierten Form.

Eigene und verbundene Kalender

Du kannst eigene oona-Kalender anlegen und Google-Kalender gesondert verbinden. Jeder Kalender ist einem Nutzer innerhalb eines oona-Accounts zugeordnet. Andere Account-Mitglieder erhalten dadurch keinen Zugriff. Bei Google fragen wir den Lesezugriff auf die Kalenderliste und den Lese- und Schreibzugriff auf Termine ab. Anschließend wählst du aus, welche Kalender oona synchronisieren darf.

Für ausgewählte Kalender speichern wir Kalendernamen, Zeitzonen und Termine mit Titel, Beginn, Ende, Beschreibung, Ort und technischen Kennungen. Ausgewählte Google-Kalender werden im Hintergrund aktualisiert. Von dir beauftragte Terminänderungen werden an Google übertragen; schreibgeschützte Kalender bleiben schreibgeschützt. Die Kalenderverbindung ist von Google-Anmeldung und Gmail getrennt.

Der Zugriff über MCP-Werkzeuge ist zusätzlich pro Kalender standardmäßig ausgeschaltet und kann von dir auf Lesen oder Bearbeiten begrenzt werden. Eine solche Freigabe gilt nur für Verbindungen, die in diesem Account unter deiner Identität handeln. Eine Kalenderverbindung allein erlaubt keine KI-Triage und keine Nutzung zum Training allgemeiner KI-Modelle. Trennen beendet künftigen Zugriff, löscht gespeicherte Kopien aber nicht automatisch. Löschungsanfragen kannst du an [email protected] richten.

Trennen, widerrufen und löschen

Du kannst ein Postfach unter Einstellungen → E-Mail trennen oder oonas Zugriff in den Verbindungen deines Google-Kontos widerrufen. Trennen in oona beendet den Zugriff für diese einzelne Verbindung. Ein Widerruf im Google-Konto betrifft alle Google-Verbindungen mit oona, einschließlich Gmail und Kalender. Beides löscht bereits gespeicherte E-Mails, Kopien in Chats oder Aufgaben und abgeleitete Inhalte nicht automatisch.

Für die Löschung gespeicherter Postfachdaten schreibe an [email protected] und nenne die Postfachadresse sowie das oona-Konto. Sende keine Passwörter oder Token. Wir prüfen die Berechtigung, koordinieren erforderlichenfalls mit dem verantwortlichen Kunden und löschen die Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder Rechte Dritter entgegenstehen. Ein Widerruf der Google-Anmeldung löscht das oona-Konto ebenfalls nicht automatisch.

5. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen Dienstleister ein, soweit dies für den Betrieb oder eine aktivierte Funktion erforderlich ist:

• Hosting und Dateispeicher: technische Infrastruktur einschließlich Hetzner für den konfigurierten Objektspeicher.
• Cloudflare: Auslieferung, Anbindung und Schutz der Website; dabei werden Verbindungs- und Anfragedaten verarbeitet.
• Google: freigegebene Anmeldung, Gmail-Schnittstellen und Änderungsbenachrichtigungen.
• KI: Anthropic für E-Mail-Triage; je nach Funktion und Konfiguration außerdem Anthropic, OpenAI, OpenRouter und darüber ausgewählte Modellanbieter. Daten werden für die jeweils aktivierte oder aufgerufene Funktion übermittelt.
• System-E-Mails: Spool.mx für Konto-, Sicherheits- und Benachrichtigungs-E-Mails, unabhängig von einem verbundenen Gmail-Postfach.
• Push-Nachrichten: Apple und Google bei aktivierten mobilen Benachrichtigungen.

Weitere Empfänger können vom Kunden verbundene Anwendungen, beauftragte Berater oder Behörden sein, soweit eine rechtliche Pflicht besteht. Verbindliche Angaben zu Unterauftragsverarbeitern und deren Änderungen ergeben sich aus der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und der zugehörigen aktuellen Liste.

6. Verarbeitung außerhalb des EWR

Globale Infrastruktur-, Google- und KI-Dienste können Daten außerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, insbesondere in den USA. Übermittlungen müssen auf einem Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder geeigneten Garantien nach Art. 46 beruhen, etwa EU-Standardvertragsklauseln mit erforderlichen ergänzenden Schutzmaßnahmen. Ein Angemessenheitsbeschluss für zertifizierte US-Unternehmen gilt nur, soweit Empfänger und Verarbeitung davon erfasst sind. Informationen zu den im konkreten Vertragsverhältnis geltenden Garantien können bei uns angefordert werden.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Daten so lange, wie sie für ihren Zweck erforderlich sind. Kontodaten werden für Nutzung und Vertragsabwicklung benötigt. Kundendaten verarbeiten wir nach den Weisungen und vereinbarten Löschungsregeln des Kunden. Synchronisierte E-Mails bleiben bis zur Löschung gespeichert; das Trennen der Verbindung allein löst keine vollständige Löschung aus.

Nach einer berechtigten Löschungsanfrage oder Vertragsende werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, offene Vertragsabwicklung oder erforderliche Rechtsverteidigung entgegensteht. Ausnahmen betreffen nur die dafür erforderlichen Daten. Sicherungskopien werden im jeweiligen Sicherungszyklus überschrieben und bis dahin gegen reguläre Nutzung abgeschirmt. Kundenspezifische Fristen regelt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Support-, Sicherheits- und Protokolldaten werden nach ihrer Erforderlichkeit für den Vorgang, die Fehlersuche oder die Abwehr konkreten Missbrauchs aufbewahrt. Für aufbewahrungspflichtige Geschäfts- und Buchungsunterlagen gelten die jeweiligen gesetzlichen Fristen.

8. Cookies und Sicherheit

Technisch erforderliche Cookies und lokale Speicherung ermöglichen Anmeldung, Sitzungen, Sicherheitsfunktionen, Kontozuordnung und gewählte Einstellungen wie das Erscheinungsbild (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Die anschließende Verarbeitung richtet sich nach den oben genannten Rechtsgrundlagen. Auf diesen Seiten setzen wir keine Werbe- oder Analyse-Tracker ein.

Wir verwenden verschlüsselte Transportverbindungen, rollen- und kontobezogene Zugriffskontrollen sowie verschlüsselte Speicherung von OAuth-Token. Nutzer tragen durch sichere Passwörter, verfügbare Mehrfaktorauthentifizierung und angemessene Freigaben zur Sicherheit bei.

9. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit. Einwilligungen können für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort deines Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig (ldi.nrw.de).

Anfragen richtest du an [email protected]. Bei Inhalten eines Kundenkontos beziehen wir gegebenenfalls das verantwortliche Unternehmen ein. Zum Schutz vor unbefugter Offenlegung oder Löschung können wir geeignete Informationen zur Identitätsprüfung anfordern.

10. Erforderlichkeit und Änderungen

Für Anmeldung, Vertrag und technische Bereitstellung notwendige Daten müssen angegeben werden; andernfalls ist die jeweilige Leistung nicht möglich. Weitere Profilangaben und Google-Verbindungen sind optional. KI-Klassifikationen unterstützen Nutzer; oona trifft damit keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO. Der Kunde verantwortet die Entscheidungen, die er darauf stützt.

Das Angebot richtet sich an geschäftliche Nutzer. Bei wesentlichen Änderungen dieser Erklärung informieren wir in geeigneter Weise. Neue Zwecke oder Google-Berechtigungen werden vor ihrem Einsatz erläutert und erforderliche Einwilligungen gesondert eingeholt.